«Документи не старіють,  а лише з часом набувають вартості,  утверджуючи розуміння, що архіви – це наша спадщина, безцінне надбання нації». «Кожна подія повинна мати документ» - так стверджують архівісти – «вартові» історії нашої країни. Архіви – не просто робоче місце, а бездонна криниця, що таїть у собі безліч невивченого, недослідженого, неоприлюдненого. Сама по собі архівна справа дуже давня.  Колись «домашній» архів був чи не у кожній селянській хаті – поперову «спадщину» складали у скриню чи ховали за іконостас. У замках удільних князів, воєвод, у маєтках магнатів і шляхти родинні документи зберігали ретельніше. Свої документозбірні також були при міських судах, магістратах, скажімо, при Київському і Харківському університетах. Перший  державний орган управління архівною справою в Україні створили за часів Центральної ради. Ним став Бібліотечно- архівний відділ Народного міністерства освіти УНР на чолі з професором О.С. Грушевським.У непростих на той час умовах відділ розробив ключові аспекти архівної справи : створення Національного архіву, розширення доступу до інформації, заснування архео- графічної комісії, повернення українських документів з російських та інших «чужих » архівів.         Чим живе архівний відділ Хмільницької міської ради сьогодні? На сьогоднішній день в архівному відділі налічується  90 фондів, у яких зберігається 10747 справ. З них: 7226 справ – управлінської документації і  3521 справа -  з особового складу. На державне зберігання цього року прийнято 877  справ постійного терміну зберігання  та 294 справи з особового складу від 5 ліквідованих підприємств. Передано фондоутворювачу  в  користування  482 справи. Проведено ревізію списків  №№1-3 юридичних та фізичних осіб, здійснено їх переукладання,  доопрацьовано окремі питання щодо ведення картотеки Ф.№6, проводиться робота з фізичними особами щодо оформлення та передавання на державне зберігання документів, що відклалися у їх творчій та громадській діяльності. Наразі  створюється фонд Заслуженого  журналіста України  С. А. Гребельсбкого. Організовано упорядкування документів в 4-х установах списку №1. В ході роботи надається методична та практична допомога, оскільки упорядкування проводиться власними силами установ. Погоджено  на 2017 рік графік науково-технічного опрацювання документів, що відклалися в діяльності установ, організацій,  підприємств за встановлені роки. Тематичні перевіряння здійснено в 4 установах списку №1, що фіксується відповідними довідками про результати перевірок. Архівним відділом  підготовлено та проведено 1  навчальний семінар з питань діловодства та архівної справи   із посадовцями міської ради. Оскільки трудового архіву, як такого, немає, архівний відділ виконує його функції, тому левовою часткою роботи є виконання заяв та звернень громадян. Перелік підприємств, чиї документи знаходяться на зберіганні в архівному відділі, і відносно яких хмільничани та мешканці району звертаються  за довідками про заробітну плату та стаж, розміщено на  офіційному веб- сайті. Із 272 звернень та запитів юридичних та фізичних   осіб що надійшли до архівного відділу протягом цього періоду: - 219 - про трудовий стаж та розмір заробітної плати, що складає 81% від загальної кількості; - 53 -  із підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно, що складають  19 % від загальної кількості. Аналіз кількості та тематики виконаних запитів свідчить, що переважає кількість запитів про заробітну плату та підтвердження  факту роботи. На веб-сайті міста  протягом року розміщуються інформації  та інші статті про роботу, організовану  архівним відділом. Розроблено Календар знаменних та пам’ятних дат на 2017рік. Начальник архівного відділу міської ради бере участь у складі робочої групи із впровадження системи управління якістю ISO 9001.    Зміцнено матеріально-технічну базу відділу: стелажним обладнанням устатковано  нове  архівосховище  для зберігання документів. Налагоджена співпраця із архівними підрозділами у напрямку забезпечення  науково-технічного опрацювання документів за встановлені роки. Організовано роботу експертної комісії архівного відділу, проведено 4                                   засідання ЕК, діяльність якої протоколювалася. Розглянуто  26 питань. Розроблено та затверджено нове Положення про архівний відділ міської ради. Одним із проблемних питань у роботі відділу є відсутність підприємця-упорядника через те, що кошти на упорядкування документів організаціями не перераховуються. Особи, відповідальні за архіви та діловодство в установах та на підприємствах не завжди мають змогу виконувати додаткові безоплатні доручення щодо науково-технічного опрацювання документів. Це уповільнює передачу документів на державне зберігання, а відповідно – виконання планових показників. Ще однією прикрою проблемою є те, що при укладанні списків установ та підприємств № 1-3 є те, що більшість керівників приватних підприємств відмовляються укладати угоди про передачу до архівного відділу документів, мотивуючи це тим, що у них відсутнє фінансування на їх упорядкування.            Архівний відділ Хмільницької міської ради