У кожній галузі є свої особливості. В архівній справі чільний пріоритет – дбайливо зберегти набутки часу, що минає, для людей, для прийдешніх поколінь.

Це надзвичайно важливо. Тому пропонуємо вам актуальну статистику роботи архівного відділу міської ради, щоб ви знали з якими питаннями можна звернутися до цього підрозділу.

За січень – серпень працівниками міського архіву опрацьовано та надано 201 архівний витяг із земельних питань на підставі документів постійного зберігання, які знаходяться в архівному відділі.

Проведено 6 засідань експертної комісії, де розглянуто документи установ, які, відповідно до плану роботи архіву, передають цьогоріч документи на державне зберігання, а також погоджено номенклатури справ установам, положення про архівні підрозділи та експертні комісії, плани роботи установ у галузі архівної справи.

Державний архів Вінницької області, за поданням архівного відділу, погодив оновлені списки юридичних та фізичних осіб Хмільницької громади, які повинні передавати документи до архіву. Це копітка та об’ємна робота щодо формування Національного архівного фонду (НАФ).

Облік джерел формування НАФ ведеться за такими напрямками:

- юридичні особи- джерела формування НАФ, які передають документи до архівного відділу - список № 1;

- юридичні особи, джерела формування НАФ, які не передають документи до архівного відділу - список № 2;

- юридичні особи, у діяльності яких не утворюються документи НАФ;

- фізичні осби, які передають документи до архівного відділу - список № 1;

- фізичні осби, які не передають документи до архівного відділу - список №2;

Укладанню списків передує визначення складу юридичних осіб з метою проведення експертизи цінності їхніх документів.

Вона включає такі етапи:

- виявлення або уточнення найменувань юридичних осіб усіх форм власності;

- вивчення функцій кожної юридичної особи та складу документів, що утворюються в її діяльності;

- прийняття рішення про віднесення або не віднесення юридичної особи до джерел формування НАФ;

- вирішення питання про віднесення юридичної особи до відповідних списків;

- укладання списків.

(Це стосується також і фізичних осіб).

Значна кількість проведеної роботи здійснюється на основі інформації, отриманої у державних реєстраторів, Головному управлінні державної податкової служби у Вінницькій області.

Віднесення юридичних осіб до складу джерел формування НАФ оформлюється експертним висновком голови Експертної комісії (ЕК) архівного відділу та подається на розгляд ЕПК Державного архіву Вінницької області.

Наразі проводиться підготовча робота щодо приймання на державне зберігання документів Хмільницької міської ради за 2021-2022 роки в кількості майже 1000 справ та документів Управління праці та соціального захисту населення Хмільницької міської ради за 1992-2021 роки в кількості 274 справи.

Архівний відділ бере безпосередню участь в упорядкуванні документів ради та надає методичну допомогу з питань архівної справи іншим установам.

На полицях архіву дбайливо зберігаємо документи воєнного часу.

У складі опису справ за 2022 рік на постійне зберігання відібрано такі документи:

• інформації про захисників і захисниць, які загинули на російсько-українській війні;
• про Героя України Владислава Українця;
• про заходи під час воєнного стану;
• з питань соціального захисту внутрішньо переміщених осіб;
• інформації про проведення евакуації та розміщення внутрішньо переміщених осіб за 2022 рік.

Вперше до архівного відділу надійдуть унікальні історичні документи за 2021- 2022 роки - Копії інформаційного бюлетеня міської ради «Хмільницька громада» (№№1-12), на шпальтах яких збережуться головні події з життя громади, важливі управлінські рішення міського голови, міської ради та виконкому, соціальні проєкти та молодіжні ініціативи.

Руслана ПОЛІЩУЧЕНКО, начальник архівного відділу Хмільницької міської ради