- наявність наказу про призначення відповідальних осіб за діловодство та архівний підрозділ;
- наявність номенклатури справ та інструкції з діловодства;
- рух документів, формування їх у справи;
- оформлення та ведення журналів вхідної та вихідної кореспонденції, внутрішній докуметообіг;
- наявність положення про ЕК установи, її склад, план роботи;
- наявність Положення про архівний підрозділ, план його роботи;
- наявність архівів на місцях;
- дотримання вимог зберігання документів в архівах.
Архівний відділ міської ради приймає на постійне зберігання документи Хмільницької міської об’єднаної територіальної громади. Одним із напрямків роботи архівного відділу Хмільницької міської ради є надання послуг соціально-правового характеру жителям міста та району. Архівним відділом видаються довідки:
- про заробітну плату;
- про підтвердження трудового стажу;
- про перебування депутатом міської ради;
- історичні довідки про утворення, реорганізацію та ліквідацію підприємств, установ;
- довідки з погосподарських книг;
- підтверджуючі довідки для юридичних осіб про надходження їхніх документів до архівного відділу;
- архівні витяги з рішень виконкомів та засідань міської ради.
Невід’ємною складовою архівної справи є діловодство.
Архівним відділом Хмільницької міської ради проводиться перевірка установ, підприємств та організацій списку №1 - джерел формування Національного архівного фонду щодо організації діловодства та умов зберігання архівних документів на місцях.
У першому півріччі 2019 року відповідно до розпорядження міського голови така перевірка проводилася комісійно в комунальних закладах та на підприємствах.
Слід зазначити, що запланованим заходам передувала підготовча робота, проведена архівним відділом з керівниками та особами, відповідальними за діловодство, архівні підрозділи в установах та на підриємствах.
Що входило до складових перевірки установ та комунальних закладів?