Такої організаційної домовленості досягнуто під час засідання Оргкомітету за участі представництва виконавчих органів міської ради та дирекції фестивалю 28 квітня 2017 року в конференц-залі міської ради. Відкрив засідання заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради Андрій Сташко, який висловився за підтримку добрих практик розвитку національних мистецьких традицій у місті-курорті Хмільник та запевнив у сприянні й узгодженні питань, пов’язаних із організацією цього мистецького заходу. Директор фестивалю пані Ніна Бегас подякувала за привітність хмільничан під час проведення минулоріч фестивалю етнічної музики та культури «Живий Вогонь» та повідомила про те, що цьогоріч етнофестиваль відбуватиметься в місті Хмільнику 24 червня. Далі у форматі обговорення відбулося узгодження організаційних деталей заходу, з-поміж яких: якісне розмежування сценічних місць, обумовлення локацій учасників, проведення майстер-класів, екскурсій до міського музею та визначних історичних пам’яток міста, виготовлення оригінальної сувенірної продукції, що популяризує місто, налагодження комунікацій із волонтерами, санаторно-курортними закладами, здійснення інформаційної підтримки заходу тощо. Відділ інформаційної діяльності та комунікацій із громадськістю міської ради