Для усіх підприємств установ та організацій України існує єдиний порядок роботи з документами - від їх створення в діловодстві до передавання на постійне зберігання  до державних архівних установ, архівних відділів міських рад або інших архівних установ – «Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, згідно з якими: Керівник установи відповідає за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи  захисту документаційного фонду від незаконного доступу, втрату і несанкціоноване знищення документів, порушення правил користування документами. Організація діловодства в установах покладається на самостійні структурні підрозділи з діловодства (документаційного забезпечення), загальні відділи, канцелярії тощо або особу, відповідальну за діловодство в установі, - секретаря, діловода. Формування справ  Справи формуються в установі, як правило, децентралізовано, тобто у структурних підрозділах. В установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік можливе формування справ у службі діловодства. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: - вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі; - групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ та судових справ (ведуться протягом кількох років до їх завершення), особових справ (формуються протягом періоду роботи особи в цій установі), документів виборчих органів та їх постійних комісій, депутатських груп (формуються за період їх скликання), документів навчальних закладів, що характеризують навчально-виховний процес (формуються за навчальний рік), документів театрів, що характеризують сценічну діяльність (формуються за театральний сезон), історій хвороб; -  вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; - не допускати внесення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; - до справи вносити документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс; -  окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання; -  за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки). Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання згадані документи повинні вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за таким принципом: до однієї справи вміщуються документи тільки постійного зберігання, а до іншої - тимчасового. Важливо знати, що документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, їх формують в окремі справи за видами і хронологією. Накази (розпорядження) з питань основної діяльності установи, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) зберігання. Доцільно при великих обсягах документів накази з кадрових питань (особового складу), що стосуються різних напрямів діяльності установи (приймання на роботу, звільнення, преміювання, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань (особового складу) створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу - накази тривалого строку зберігання, в іншу - тимчасового строку зберігання. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюються службою діловодства та архівом установи.   Архівний відділ міської ради